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加强公路系统档案的数字化建设措施

作者：张小梅日期：2014-08-05 09:40 来源：华人时刊

【摘要】随着经济发展，信息技术的发展，信息资源已经成为人类社会活动的重要资源，人们对信息资源的依赖性也是
更加的强烈，如何把信息准确有效的提供给用户，更好的为人民服务显得非常重要，尤其是在档案信息方面的提供更为
重要。本文将针对公路系统的特点，探讨加强公路系统档案的数字化建设措施。
【关键词】公路系统档案；数字化建设；措施
中图分类号：U49 文献标识码A 文章编号1006-0278(2014)06-053-01
近年来，我国公路的快速发展，交通的不断发展壮大，各
种公路资料的日益增加，逐渐变成了一个庞大的资料库，公路
工程建设项目档案文件信息量大，涉及面广，在形成过程表现
出特定的复杂性，公路建设档案资料的完整性是非常重要的，
完整的档案可以作为工程质量评定、工程验收的重要依据，而
在以往的档案管理过程中，存在有效率低、保密性差，查找、更
新和维护不便等落后的问题。怎么样更好地管理这些路产资
料，表现出可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、统计等要
求，同时对于需要资料的工作者方便日常的查询方便、增删、
修改、检索迅速，都是公路档案资料需要面对的现实问题，也
是档案管理必须要为之奋斗的方向。
一、公路系统档案信息数字化的标准
公路系统由于其特殊性，资料来源广泛，时间久，需要建
立档案信息数字化，档案数字化建设是实施并拓展现代信息
资源共享的必然要求。档案信息数字化在利用计算机等技术
处理手段将纸质档案信息通过鉴选、扫描、录入信息进行数字
化转换到计算机数据库中，形成一个电子化信息的仓储，用户
足不出户就可方便地通过网络访问该仓储，获取所需要的档
案信息，在录入时，体现出了录用的及时性和资料的准确性，
同时也给档案的管理，和用户的查询，利用提供了很大的便
利。在录入时，通过计算机人工录入的方式实现档案数字化
方式是一种真正意义上的全文数字化，适用于手写体档案和
表格、图表等非文字形式档案的数字化转换。但人工录入需
要大量的人员和长期的工作，准确率低且校对困难，投入大，
收效低，一般很少使用。使用字符识别软件形成文本文件也
能实现全文数字化，速度比人工录入的方式要快，但这种方式
一般局限于识别机打文字的档案，存在识别准确率不高、需要
人工校对等弊端，而且不能处理手写体档案、清晰度低的档案
和非文字形式的档案。一般档案馆中的收来的文件，如上级
主管机关部门下达的指令、指导性文件可利用这种方式实现
数字化。利用图像扫描的方式实现数字化转换操作容易，准
确度高，便于管理，同时还能保持档案原件的本来面目，可以
使利用者在看到文字内容的同时，也能看到档案的一些形式
特征，如原件的纸色、墨迹、印章和批注等各种原貌，有利于对
档案的研究和利用。基本上所有的档案都可利用图像扫描的
方式实现数字化。
二、加强公路系统档案的跨馆检索
在公路建设不断发展中，需要的信息不断增多，查找的信
息更加广泛，如何弥补工作中存在的需求信息不足是档案建
设管理的一大难题，而档案工作的根本目的之一便是满足广
大档案用户对档案信息资源的利用需求，档案部门只有将档
案网站纳入利用实践，从档案用户的根本需求出发，才能发挥
档案网站的积极作用。加强各档案馆的横向联合，形成规模
效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更
显综合档案馆的实力。避免各档案馆网站建成之后形成一个
个档案信息的“孤岛”。尤其是我国在不同档案馆的档案信息
资源的构成状态存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自
的优势，如果加强横向联合，发挥各综合档案馆馆藏的综合优
势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供
综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大
流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆
的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、
或以档案信息服务集团的方式，不断开辟网上服务的新项目，
实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会
的信息网络打下基础。从而适应档案用户的多样化需求。
三、建立一支档案信息化管理的队伍
新时期做好档案工作,专业人才队伍很重要，就必须建设
一支有专业知识、有文化素质、政治强等人才。首先，各个单
位各级领导要不断提高认识，加强对此项工作的领导和大力
支持，充分认识建立档案信息系统建设需要高素质的人才，才
能满足管理的科学化和现代化。要保证公路系统档案信息现
代化建设顺利发展，就要为为档案信息化管理工作的加强提
供和创造有利条件。其次，加强人员的培训学习。要全面实
行档案信息化管理就需要加强对档案管理人员政治素质和业
务素质的培训，提高管理水平有工作能力，认真学习《档案法》
和档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既
熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识
结构的复合型人才，熟悉档案基本情况、干部人员概况，以利
于公路档案工作能够顺利开展，只有做到这些，才能为社会提
供真实可靠的信息，才能提高数据库质量，确保档案材料的齐
全、完整和准确性，进一步推进档案信息化进程，更好的发挥
公路系统档案信息的意义。
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