| 保定市疾病预防控制中心 摘要：文章首先阐述了会计档案的重要作用，分析了会计电算化下档案管理存在的问题，即会计电算化档案的版本和兼容性问题 日益突出，管理制度不完善，缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，各部门归档工作重视不够。最后，针对以上问题，提出了如何 改善电算化下的会计档案管理。 关键词：会计电算化；档案管理；信息化 会计电算化是信息技术在会计工作中的具体应用：它以计算 机为载体；通过计算机来完成建账、记账、算账和报账工作，甚 至可以部分代替人脑对财务状况进行分析、预测与判断。随着会 计电算化的迅速发展和普及，许多单位的会计系统逐步由电算化 会计系统所代替。在这过程中也出现了很多的新问题，应引起会 计工作人员和档案管理人员的高度重视，切实加强电算化会计档 案的管理工作。 1.会计档案的作用 1.1 为各单位的财务工作和生产经营提供决策依据 会计电算化的应用，使各有关单位能够利用电算化数据，开 展分析、预测与判断；制定最优经济管理方案；做到以最低成本， 获得最大收益的经济价值的最大化。 1.2 对保护国家财产、监督执行国家财务制度、查处经济案 件等有着重要的作用 例如，化工部利用所保存的会计档案，在很短的时间内就查 清了“文化大革命”期间积累的上千件近5 亿元的债权债务方面 的悬案。上海市一九八三年底财务大检查时，从有关单位一九八 三年九月至十一月十五日的会计档案中，查出不少偷漏税问题， 追收回税利8119 万元。 1.3 为研究经济发展提供研究史料 例如，河南省依据会计档案和有关文书档案编写财政史志， 先后出版了《河南财政大事记》、《建国以来的河南财政体制》 和《历年来河南财政预算》三本书，对总结河南省财政工作的经 验教训，指导财政工作，起了积极的作用。 2.会计电算化的档案管理问题 2.1 版本兼容性不够 会计电算化的应用随时间的推移，出现了财务软件和电算化 会计档案的诸多版本；各个电算化档案、财务软件不同版本之间， 很难兼容，表现为：跨版本不能调阅，或者出现意外错误。 2.2 会计档案管理制度不完善 目前一些单位由于受条件限制，会计档案管理制度不完善， 表现在：没有使用质量优良的磁盘介质，对会计电算化数据进行 备份；没有执行存储盘、备用盘分离存放，致使数据毁损或丢失； 没有按照国家档案管理局库房管理制度标准的规定，建立电算化 会计档案管理的专门制度。 2.3 缺乏必要的计算机维护、网络安全人才 会计电算化工作是会计专业技术与计算机操作、维护与网络安 全技术的统一体；它要求工作人员，不仅要掌握会计专业技术，还 要熟悉计算机操作、维护与网络安全技术，缺一不可；它对财务人 员的业务素质和系统安全都提出了新的要求。然而，目前一些单位， 上岗前仅仅对财务人员，进行简单的微机培训；缺乏系统的计算机 维护与网络安全教育，盲目上岗，潜在危险，不可小视。 2.4 对会计电算化档案管理重视程度不够 许多单位财务人员把会计电算化看成是自动做账，对于借助 电算化会计档案，实现部分代替人脑对财务状况进行分析、预测 与判断的会计电算化的较深层次的功能，根本没有开发、甚至不 会使用；这些都从心里上影响了电算化会计档案的规范管理。 无论是档案管理部门，还是档案形成部门，都对电算化会计 档案管理的归档环节重视不够：档案形成部门对电算化会计档 案，交什么、交多少，任其自然；档案管理部门对其也缺乏必要 的业务指导和惩戒措施。这些都严重地阻碍了电算化会计档案管 理工作的进一步发展和完善。 3.完善电算化会计档案管理工作的建议 完善的电算化会计档案管理是会计电算化工作持续有效进 行的保证；是会计信息系统内部数据安全完整的保证；是会计电 算化系统正常运行的保证，必须加强电算化会计档案管理。 3.1 严格保证电算化会计档案与财务软件版本的一致性 由于电算化档案、财务软件不同版本之间，很难兼容，表现 为：跨版本不能调阅，或者出现意外错误，造成会计档案信息失 真、失效，影响恶劣。对此，笔者建议：在电算化会计档案的存 储盘中，除保留备份的财务数据外，还要保存对应版本的电算化 软件的系统盘，两者必须严格一致；方便随时安装、调用。 3.2 完善电算化会计档案的管理制度 实行会计电算化以后，随着存储介质的改变，对会计档案的 管理也应不同。在参照财政部制定的相关会计电算化管理规定的 基础上，需要各单位根据其具体情况，制定符合本单位电算化档 案管理的具体办法，并形成有效的约束机制。会计主管部门应加 强对各单位电算化会计档案管理的监督检查，促进各单位电算化 档案管理的制度建设。 3.3 培养、提高相关人员综合业务素质 会计电算化工作的相关人员不仅要掌握会计专业技术，还要 熟悉计算机操作、维护与网络安全技术；对会计人员、系统维护 人员、系统管理人员，按照岗位要求，取长补短、分类培训；必 须开展集中培训与年度考核相结合，以评促建，培养、提高相关 人员综合业务素质。 3.4 提高对会计电算化档案管理的重视程度 各有关单位应严格执行《会计电算化工作规范》与《会计电 算化管理办法》等文件中关于电算化档案管理的相关规定；要求 参照相关内容制定符合本单位情况的电算化会计档案管理办法， 严格执行；并要求组织开展定期考核，以评促建。 结语 综上所述，只有高度重视会计电算化档案的管理工作，切实 提高版本兼容性、不断完善管理制度、培养提高相关人员综合业 务素质，会计电算化档案管理工作才能适应时代的要求，为经济 社会发展，更好地保驾护航。 参考文献： [1]郭香彩.谈电算化会计档案的管理[J].中国管理信息化， 2009.（17）. [2]任向花.会计档案电算化管理问题的研究[J].山西档案， 2007（S1）. [3]梁艳斌.如何加强和完善电算化会计档案管理[J].福建商业 高等专科学校学报，2007（4）. [4]张舰.会计电算化档案管理存在的问题及对策[J].文教资 料，2006（28）. |
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