| 驻马店市公路规划勘察设计院 河南驻马店 463000 摘 要：办公室管理的辅助性，决定了办公室人员在处理任何问题时，都只能以辅助者的姿态出现，服从领导者，根据领导者的意图办事。 关键词：办公室；管理；辅助性；工作要点 中图分类号：C931.4 文献标识码：A 办公室是行政部门设立的办理行政事务的机构，是设在领 导者身边，直接为领导者服务的综合部门，是沟通上下，联络 左右的枢纽和桥梁，是领导工作的辅助性机构。 办公室管理的辅助性主要体现在两个方面：一是精力辅 助。现代领导科学认为“领导活动是统帅作用、影响作用和管 理作用的统一，”而要充分发挥统帅、影响、管理的作用，就 要求领导者集中精力抓大事，认真做好决策、指挥等方面的工 作。而大量事务性工作则由办公室人员去代理，如收集信息、 撰稿办文、调研督查、沟通联络、组织会议、管理档案、安排 领导活动日程等。所以，对办公室来说，一定要认真对待每天 进行着的大量事务工作，万万不可草率为之。为此，必须从起 草、缮写、校对、印制到呈批、传阅、登记装封、递送、收 拆、复制、分阅等每一步都不发生差错。而这一系列工作如同 一根链条，环环相扣，如果其中一个环节出了差错，就可能 破坏文件的内容，降低文件的质量甚至会贻误大事。所以，办 公室主任应该认真考虑链条的每个环节的正常运行，耐心、细 致地办好一桩桩，一件件事。二是智力辅助。智力辅助主要指 的是围绕领导的工作需要，出谋划策所起的“智囊”作用。一 个领导者无论他的社会阅历有多深，工作经验有多丰富，知识 水平有多高，业务能力有多强，也免不了带有局限性，不可能 是万宝全书，总有疏漏之处。因而在决策、指挥过程中，需要 发扬民主、集思广益，尤其要重视办公室人员的智力辅助。因 此，国外有学者认为，办公室是上司的外脑，开明的领导者一 般都能注意发挥办公室的这一功能。办公室出谋划策不仅是领 导工作的需要所在，也是新时期办公室管理“四个转变”的重 点所在。 办公室管理的辅助性表明，办公室管理是一项繁杂细致而 又多谋善思的工作。不仅要求办公室人员注意办事效率，而且 要善于领会领导者的意图，还要做到甘居幕后，不求闻达。 一、注重办事效率 效率是对时间、空间有效使用的尺度，是人们改造客观世 界能力的表现。按照一般的解释，效率就是投入和产出的比 值，投入越少，产出越多，效率就越高。通俗地讲就是在合理 的限度内，以最小的消耗获取最大的回报。提高办事效率取决 于两个因素：主观能动作用和客观条件。前者是指人的思想和 才能，后者是指工作对象的难易、手段的效能高低、时空环境 的顺逆。效率可分为个体办事效率和整体运转效率。要把办公 室工作的效率搞上去，不仅要提高个体的办事效率，而且要做 好总体组织工作。具体地说，有以下几个方面的途径径和方 法： 其一，统一指挥，步调一致。办公室工作的特点是繁、 杂、细、忙。根据这一特点，办公室在办事过程中要求做到统 一指挥，步调一致。因为只有这样才能把杂乱无章的事务连成 一线，有条不紊地处理每一件事。在指挥过程中，办公室主任 是个关键人物，办公室主任应吃透两头，熟悉办公室的每一项 工作，熟悉每一位下属人员。了解其下属人员的思想动态，检 查他们的工作质量这样才能做到指挥正确，步调一致。 其二，因事设岗，明确职责。提高办公室的办事效率要求 做到体制合理，岗位职责明确。体制合理就是上下关系归属要 顺当，部门内岗位要切实，要因事设岗，做到位不虚，员不 冗。如果岗位林立，因人设事，人浮于事是不会有效率的。同 时，应做到岗位职责明确。现代组织理论的一个律条是：在其 位，谋其政，行其权，负其责。为此，要求每个办公室人员明 确自己的岗位职责，在什么样的岗位，就应负什么样的责任。 其三，合理安排工作，训练人员素养。办公室工作的各个 环节是相互联系的，各项工作的运转就像一条生产线，无论哪 一个环节出了问题，都会影响整个工作的进展。办公室主任必 须以系统工程的科学头脑来组织好运转，做到合理安排，环环 相扣，切不可颠倒次序，脱落环节。 其四，减少文件，精简会议。公文是管理的重要形式之 一，长期以来，各级行政部门都大量运用公文来办理公务，而 且使用的频率越来越高，致使各类文件堆积如山。且有些公文 冗长口嗦，读来使人厌烦。因此，减少文件，克服文牍主义是 当前改革办公室工作的关键一环。会议也是管理的重要形式之 一，当前，会议成灾不仅耗费了国家大量的人力、物力、财 力，而且使办公室人员伴随着领导者陷入会海之中，影响人们 的办事效率。因此，要求办公室更新会议观念，勇于开拓创 新，提议领导者要精简会议，严格控制会议的数量。提倡能不 开的会议坚决不开，能合并的会议尽量合并，即使非开不可的 会议也必须充分准备，精心组织，以提高会议质量。 其五，坚持催办制度，做好督查工作。坚持催办制度是指 文件发出以后，要催办。做好督查工作是指各级行政部门的重 要决策、重要工作部署出台以后，办公室要进行督促检查，确 保决策的落实。 其六，树立效率意识，加强时间管理。对办公室来说，提 高办公效率，首先要有一种责任感，要树立一种时时、处处、 事事讲效率的意识。要冲破那些缺乏时间观念，“慢”字当头 的陈习陋俗，学会科学地进行时间管理。 二、善于领会领导者的意图 办公室要更好地发挥参谋作用不仅要使自己的各项工作要 符合党的大政方针，还要符合领导者的正确意图。领导者的正 确意图一般蕴含在文件、指示之中，需要办公室人员去理解、 体会、询问、请教。 其一，要了解领导者的性格特征及其需求。在实际工作 中，由于领导者经历、学识水平、所处的环境、所受的教育各 不相同。因此，在思想观念、知识能力、品行风格、兴趣爱好 等方面都表现出不同的个性特征，他们提出问题的角度、分析 问题的思路、解决问题的方法的选择以及对办公室为之服务的 需求也不一样。为此，要求办公室人员尽快地了解、熟悉领导 者的性格特征以及服务需求，有针对性地做好参谋工作。如： 有的领导者性格内向，遇事只说大意，那么，办公室人员就要 注意揣摩其指示的内涵，在正确领会指示精神的基础上做出具 体计划。有的领导者决策果断，对每项工作都有明确指示，办 公室人员只要认真照办就行了。有的领导者博学能文，喜欢研 究和探讨管理工作中的问题，办公室人员就要主动地搜集有关 资料，同时，也要博览群书，讨论时也能说出一二，这样才能 更好的发挥参谋作用。 其二，要和领导者“同步思维”。即要跟踪领导者的思维 轨迹，认真研究他们的思维规律，学习和掌握他们的思维方 式。了解他们已有的相关信息，同时要敏于捕捉他们的思想火 花，这样才能及时预测他们的所思、所想，以便在各类文稿中 较好地体现领导的意图。另一方面，要主动与领导者交流思 想，通过听取领导者意见不断调整自己的思维，缩短自己与领 导者之间的思想差距，使自己提出的意见、措施能真正反映出 领导者的水平。 但是，我们必须认识到，办公室在参与决策过程中没有定 夺权，只能对领导尽辅助之责，起参谋作用。因此，办公室在 发挥参谋作用的时候，要做到“参与”而不“干预”。 三、甘居幕后，不求闻达 世上三百六十行，行行不一样，有的有名有利，有的默 默无闻，办公室工作属于后一种，它是一项隐匿性很强的工 作。办公室工作的隐匿性是由其辅助性决定性的，它潜隐于领 导者的决策、计划、指挥、协调、控制等各项职能中。就拿决 策职能来说吧! 决策准备阶段，办公室要通过信息调研，为领 导者的决策提供参考依据。在选择最优决策方案时，办公室人 员要凭借自己的职业敏感和理性判断，为领导者提供有价值的 材料；决策实施时，办公室要上传下达，沟通协调，保证决策 的顺利实施。当领导者的一项决策取得了成功，当一纸公文获 得了成效，人们总是评价领导者工作有方，实际上却包含着办 公室大量的隐性劳动成果，在日常办公办会办事过程中也是这 样，当一个会议隆重开幕时，人们看到的是井然有序的会场， 完备的文件和领导者精彩的报告，却很少有人知道办公室人员 所做的大量幕后工作。 办公室工作的隐匿性是客观存在的，现代社会大量事实可 以佐证这个观点。众多有作为、有贡献的办公室人员往往鲜为 人知。以美国总统的秘书为例，自亚伯拉罕·林肯总统正式启 用秘书约翰·乔治·尼古拉，至吉米·卡特总统的秘书密尔顿·乔 丹，前后共有23 位。他们之中有许多人名不见经传，甚至没 有被包罗万象的《美国名人大辞典》所收入。这又是什么原因 呢?美国艾森豪威尔总统的私人秘书谢尔曼·严当在离开白宫 之前一语道破了天机：“评价一个好的总统秘书，要以他的献 身精神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切 成果都属于总统。’日本秘书学者条逸雄先生在他的《日本现 代秘书》一书中说：“秘书的形象是千差万别的，但总的来说， 秘书是把上级的目的作为自己的目的，并能很好地辅助上级 工作的一种职务……上级与秘书的关系是：一表一里，一明一 暗。作为一名秘书必须清楚，不论怎样去代替上级工作，成果 是上级的，自己只不过起到补助的作用。” 由此说明，办公室管理是一项默默无闻，为他人作嫁衣裳 的服务性职业，不少办公室人员有颇强的事业心和成就感，希 望自己能干一番事业。然而，由于办公室管理的性质所决定， 他们只能整天泡在事务堆里，处理琐碎、繁杂的办公室事务， 很难有什么成就可言。因此，办公室人员如果没有甘为人梯、 甘当无名英雄的胸怀，是做不好办公室工作的，这就要求办公 室人员牢记以下十六个字：甘居幕后，埋头苦干，谦虚谨慎， 不求闻达 |
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