| 黑龙江省军用饮食供应站 摘要：随着我国信息技术的高速发展，以及各企事业单位相继实现会计电算化，预示着会计档案信息化管理已经成为当前社会发 展的必然趋势。建立企业会计档案信息化管理不仅可以极大地减轻财务工作人员的工作负担，而且可以在很大程度上提高工作效率。 然而，电算化会计档案管理在实际工作中还存在着诸多问题，影响着电算化会计档案管理的有效性。本文从会计电算化档案的特点入 手，针对当前我国企业电算化会计档案管理工作中存在的问题进行简要分析，并针对问题提出加强和完善电算化会计档案管理工作的 具体措施和办法，努力提高企业电算化会计档案管理水平。 关键词：会计电算化会计档案档案管理问题措施 前言 随着电子商务的迅速兴起，会计电算化得到了快速的发展和 普及，极大地减轻了会计工作人员的工作强度，提高了会计的核 算效率。会计电算化是一个应用电子计算机实现的会计信息系 统。会计电算化的应用不仅拓宽了会计档案的范围，更大大地提 高了会计档案管理的效率和水平。然而，近几年，随着会计电算 化事业的发展和普及，档案管理也针对电算化会计档案提出了许 多新的要求，同时也出现了许多新问题，广大会计档案管理人员 以及会计相关工作人员要对其加以重视，及时采取有效的解决措 施，不断加强和完善企业电算化会计档案管理工作。 1.会计电算化档案的特点 首先，企业实施会计电算化后，保存会计档案的载体发生了 变化。传统的由手工完成的会计凭证和报表等会计档案，由原来 的纸质保存转变为由计算机会计系统或是磁盘、U 盘等磁性介质 保存。传统的会计工作的信息载体是纸张，会计档案不仅会占用 很大的空间，而且查找数据比较麻烦，保管工作也不好做。电算 化系统的信息载体则是磁盘或光盘等磁性材料，相比传统的档案 管理方式而言，不仅占用空间小，会计数据查找也十分方便，容 易保管。再次，会计电算化档案是基于网络信息技术实现的，不 仅可以实现网上远距离文件传送，还可以提高会计文档的多方位 检索速度，实现会计档案信息的资源共享。会计电算化档案对于 安全性方面要求极高。实现信息化之后，也得会计数据都是存储 在磁性介质上的，而这些数据容易被有心人士恶意修改，而且这 种修改在技术上可以不留痕迹，难以辨别出经济业务的原貌。不 仅如此，由于企业的会计数据大多存储在磁盘上，导致企业的会 计数据高度集中，使得会计数据的安全性难以得到保证，会计数 据被相关人士恶意复制、伪造甚至销毁的风险极高，因此，电算 化环境下，企业还要做好电算化会计档案的安全性考虑。 2.电算化会计档案管理工作中存在的主要问题 2.1 会计电算化档案管理制度有待完善 随着计算机网络技术的不断更新和发展，企业的会计电算化 系统也不断出现新的版本、新的特征，这就使得电算化档案在面 对不断更新变化的会计电算化系统时，在管理内容和方法上都显 得较为狭隘，使得会计电算化档案在管理和运用上面临诸多限 制。 2.2 会计电子档案尚未真正纳入档案管理范畴 很多企业由于受企业规模等方面的限制，虽然都实现了会计 电算化，但是很多企业并没有严格遵循《会计档案管理办法》中 的要求，将电子存储设备中的会计资料作为会计档案来进行保 存，而且会计数据的电子备份也大多是由系统管理人员来保管 的，由于这些工作人员缺乏会计档案管理的相关知识和经验，使 得会计电子档案管理无序、杂乱。不仅如此，会计电算化资料还 会受到会计岗位和人员调整的影响，面临无档可查的风险。 2.3 会计人员的电子档案管理意识较弱 当前，会计人员对于电子档案的管理意识比较薄弱，很多老 员工的计算机操作能力较低，操作人员的时间观念不强，对电算 化会计档案的重视不足，这些问题使得企业财务系统中的会计资 料不能按照相关规定及时地备份到外储器中进行保存。且由于工 作人员的计算机相关知识欠缺，操作不当，不能对电子档案进行 正确的备份和检查工作，会计资料假备份的现象时有发生，这种 人为的错误而造成的系统内会计数据的丢失或破坏无法在最小 损失下恢复原有的会计数据，对会计电算化系统的正常工作造成 很大的影响。 3.加强和完善电算化会计档案管理的措施 3.1 建立完善的电算化档案管理制度 在会计电算化条件下，由于存储会计数据的介质发生了变 化，因此我们在对会计档案进行管理时，也要适当转变管理方式 和方法。各单位应该参照会计电算化管理相关规定，并根据企业 自身实际情况，采取符合本单位发展要求的电算化会计档案管理 办法，同时，要制定相关的约束机制，加强对电算化会计档案管 理的监督和检查工作，实现会计档案的规范化管理。 3.2 电算化会计档案的管理与保存 当前，企业的会计电算化档案大多都存储在磁性介质上，这 种存储介质相对原来的纸质存储而言，更加的安全、方便，但是 由于磁性介质的物理特性，我们要注意对其进行防潮、防尘、防 热、防磁等工作，要对会计档案进行数据备份，并对保存在会计 资料进行定期的检查和备份，防止由于磁性介质损坏而造成企业 的会计档案丢失的现象发生，规避风险。 3.3 提高会计人员对会计电刷档案管理重要性认识 企业要加强对会计从业人员的培训，让会计工作人员充分认 识到电算化会计档案管理工作的重要性，自动自觉的做好电算化 会计档案管理工作。同时，要增加对具备综合能力的电脑专业人 才的聘用，对会计系统和电算化软件进行科学的维护，保证系统 的安全性。此外，还要引进不仅精通会计业务、了解会计档案管 理知识，而且掌握现各种现代技术知识和技能的高素质的复合型 人才，进而全面提高企业会计档案管理水平。 参考文献： [1]白晓军.会计档案工作中存在的问题及对策.档案天地， 2003.1. [2]李少彤.论电算化会计信息资料共享.中国会计电算化， 2000，（5）；30. [3]郭庆文.实行会计电算化必须加强信息安全管理.事业财 会，2001，（6）；38. [4]支华.会计电算化下的会计档案管理工作[J].财务与会计， 2002.9.41. [5]阳卓越.我国现阶段会计电算化管理中存在的问题及对策 分析[D].西南交通大学，2002年. [6]郭淳.电算化会计档案形成特点与管理要求[J].黑龙江史 志，2008年11期. |
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