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试析电子档案的安全管理

作者：姜涛蔡洪义日期：2014-06-14 10:01 来源：《才智》

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延吉市民政局
摘要：本文试从三个方面分析电子档案安全管理的重要性，一是电子档案利弊；二是档案管理的现状；三是电子档案的安全管理。
关键词：电子档案；安全管理
随着办公自动化的发展，电脑、多媒体采集设备和网络已经
深入到我们工作和生活中，档案的形式也发生了巨大的变化。传
统的纸质档案，因查阅繁琐、检索困难和保存不便，使得电子档
案成为新宠，扫描、拍照设备的日新月异，使得纸质档案转换为
电子档案也成为潮流，建立电子档案，使档案信息“电子化”或
“数字化”成为我们的必经之路。电子档案除了存储空间小，检
索查阅方便的特点外，还克服了传统档案难保存、易失真的缺点，
但电子档案并不是没有任何缺陷，它本身存在着一些安全管理方
面的隐患，如何管理好电子档案，保证电子档案的安全是我们档
案管理人员所思考的。
一、电子档案的利弊
电子档案与传统档案相比，其长处有很多。一是电子档案准
确，电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录或复制
了档案的准确信息，并借助了电子信息技术，直接将档案记录在
电脑上；二是其存储空间小，在一台配置较高的电脑就可以存储
一个中型的档案馆；三是利用效率高，电子档案有电脑的管理下，
检索档案和查阅档案十分方便，在一些软件的支持下，还可以对
翻拍的“纸质档案”的内容进行检索、分析和汇总，大大提高档
案的利用效率。四是不受时空限制，通过网络可以跨越高山和海
洋，对异地的电子档案进行查阅。
电子档案比传统档案有突出的优势处，它也有一些自身的不
足。一是电子档案也亦被病毒感染而无法读取或文件丢失；二是
在网上传输时，极易泄密；三是现代网络黑客泛滥，可以侵入档
案管理工作者的电脑，档案等资料容易被盗取。
二、档案管理的现状
电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统单一的纸质
档案管理的局面，出现了纸质档案和电子档案共存的现象。档案
管理基本上实现了计算机辅助管理，但是仍停留在目录级管理或
目录加档案扫描件管理。我国地域辽阔，各地区经济发展不同，
重视程度不同，导致档案管理的现状也各不相同：有的地区软硬
件设施齐备，人员编制充分，素质较高，管理水平也相对较高；
而有些地区，档案必备的设施配置不够，已有设备也较为落后，
管理水平也参差水齐。面对这样的形式，电子档案的安全管理工
作就显得尤为重要和紧迫。
三、电子档案的安全管理
规范化、标准化是进行档案管理信息化建设一项重要的内
容，也是衡量档案管理工作的现代化水平的一个重要标志。满足
社会发展和利用需求、保证数字档案信息安全是数字档案馆建设
的两大基本目标，在实现电子档案建设的社会意义时，要保证数
字档案信息资源的可靠和安全。电子档案的管理方式也可由纸质
档案的管理方式演变完善而来。电子档案的管理，包括前期的电
子文件的管理和后期的电子档案的管理。电子档案由于其全新的
特点和运作模式而对新时期的档案管理注入了新的内容，根据电
子档案的特点更应侧重于数据库和网络及人员的安全管理。一是
注意数据库的安全管理。电子档案对软件设备的依赖性较强，电
子档案必须要求有档案管理软件和电子计算机的参与，不然很难
完成档案存储的工作。二是注重网络安全。无孔不入的黑客和防
不胜防的病毒却给我们电子档案的安全保密工作带来了隐患，需
要对内部网建立网关、防火墙或安装防病毒软件来防止黑客及病
毒对电子档案的破坏。三是加强档案管理人员的安全意识。只有
档案管理工作人员养成良好的工作习惯，保证档案存储的电脑不
被任何病毒的入侵，就能有效地遏制这一缺陷。
电子档案的管理涉及到法律法规、规章制度、人员、计算机、
网络管理等诸多方面，在满足利用需要的同时，相应要保证电子
档案的安全，我们要从每一个不安全隐患入手，防范于未然。
结语
建立电子档案是信息化社会的要求，是档案工作的大趋势，
电子档案需求巨大，应用前景也十分广阔，我们应当在这条路上
不断创新和优化，实现档案工作的简易性和稳定性的不断提高。
增强电子档案安全意识，加强软件、数据库和网络资源化的安全
建设，充分利用电子档案便捷高速的优越性，才能使电子档案管
理更加安全和高效，更好地为各项建设服务。
参考文献：
[1] 史玉霜.《浅议电子档案的优越性及科学管理举措》.档案
与建设，2011年6期.
[2] 田萌.《浅谈电子档案的管理》.法制与社会，2012年11期.