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纸质档案数字化初探

作者：姜涛日期：2014-06-13 11:04 来源：才智

图们市房产局
摘要：全文主要从三个方面介绍了纸质档案建立的重要性，一是电子档案的优势；二是详细说明纸质档案数字化的方法；三是阐
述如何了利用电子档案。
关键词：纸质档案；数字化
我国的历史悠久，文献档案众多，有如巨大的宝库，如何开
发和利用这个宝库，是我们面临的重要课题。在信息化社会里，
电子文档已成为信息记录的主要形式。传统的以“纸质”为主体
的档案工作及管理模式虽然依然重要，但在查阅等方面不如电子
档案方便快捷。因此，建立电子档案，将纸质档案“数字化”成
可以便于检索和利用的电子档案，是我们档案工作者的历史责
任。
一、电子档案的优势
电子档案检索方便、快捷。因为电子档案是用光盘、磁盘等
可为计算机读取的介质作为载体的，所以其检索也是在计算机上
进行。在需要的时候，可以方便地利用网络这个工具来进行档案、
资料的检索、查找和利用。电子网络的传输有传统的传输方式所
无法比拟的优势，它的传输速度极快，能在极短的时间内到达利
用者的手中，也不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的
查找、索取和归还。我们可以在需要的时候直接通过浏览器在网
上进行文档和信息资源的查找和利用。其保存方式也不易因潮湿
腐烂、变质等优点。电子档案的建立提升了档案的社会效益和经
济效益，满足了信息化时代人们注重信息的时效性。
二、纸质档案数字化
电子档案分为现有的电子文档形成的档案和纸质档案经拍
照、扫描等数字化的档案，而后者建立档案目录数据库，是建立
电子档案的关键。
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数字
摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术
的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资
源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形
式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档
案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
纸质档案首先经拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，
然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行去黑边等处理，校
对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后再对档案原件
及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据
进行归档，初步完成纸质档案的数字化进程。
文字版的纸质档案进行初步数字化后，可以利用各种文字识
别软件对初步数字化的纸质档案进行深度数字化，就是将PDF 或
JPG 等格式转换成TXT 或WORD 等格式，这么做的好处：一是
可对深度数字化档案进行全文检索，更有效的利用纸质档案中的
重要信息；二是可以对新档案重新排版，不受打印的限制。
数字化后的影像命名直接关系到今后的原文的挂接、查询和
开发利用，一定要准确、清晰。《纸质档案数字化技术规范》规
定，纸质档案目录数据库中的每一份文件，都要有一个与之相对
应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多
页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像命名。
档案信息的电子化数字化，还有一项重要内容就是建立档案
目录和内容的数据库。档案目录数据库也是电子档案与纸质档案
的结合点。档案目录数据库中的每一份文件，都对应着该文件的
电子文档链接地址和纸质文档的存放位置。只有采用数据库形式
的档案目录，才能使档案的查询和检索迅速而方便。
三、利用电子档案
档案信息资源如何更好地开发，更多地为国家各项事业，为
专家、学者，为人民大众所利用。这不但关系到档案事业的发展，
更关系到档案事业的作为。我们把深度数字化的“纸质档案”的
文本数据的进行分类、融合、压缩、摘要以及从文本中抽取发现
知识与信息都看作是文本数据挖掘，利用技术使得我们在搜索档
案时从大数据范围变成从小范围，从而提高其效率和准确度。
结语
我国是个档案大国，有众多的纸质档案，纸质档案数字化是
信息化社会的要求，是档案工作的大趋势。随着电子信息技术的
成熟及各方面软硬件条件的具备，会有越来越多的纸质档案转化
为数字化档案，并转化为可进行文字检索的深度数字的电子档
案，使档案利用可加便捷高效，为各项建设提供有效的支持。
参考文献：
[1]《纸质档案数字化技术规范》中华人民共和国行业推荐标
准.