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浅谈学校档案管理信息化建设问题

作者：陶金全日期：2015-02-02 10:02 来源：《电子制作》

松原市教育局吉林松原 138000

【文章摘要】
本文从学校档案的信息化管理建设出发，通过对当前学校档案管理中存在的问题进行分析，结合档案信息化管理的相关建设策略和发展趋势，提出一定的意见建议，希望对进一步推进学校档案管理的信息化起到一定的作用。
【关键词】
档案管理；学校；信息化
学校的档案管理既有一般的档案所具备的特点，也有自身的一些特点诸如：周期性、专业性以及分散性。学校档案的信息化管理为学校档案的管理提供了更多的便捷性和开放性，为学校的档案管理提供了新的思路。尤其是当前的情势下，进行档案的信息化管理对于发觉档案的价值并且对活用档案都起到十分重要的作用。
1 档案信息化的基本内涵阐述
有关档案管理的信息化，指的是把有关的档案数据进行信息化、数字化的处理，使档案的价值得到最大化，不能进可以发挥凭证的功能还可以作为一种重要的信息载体。《全国档案信息化建设实施纲要》上对于我国学校档案信息化建设的主要任务和目标是：在学校的信息化改革当中要本着统一标准、统筹规划、安全保密、分级建设的原则，积极地进行档案管理信息化的硬件扶持与更新，逐步坚强电子档案盒电子文件归档的规范化并积极建设有关档案管理的数据库。档案数据的信息化建设包含的内容比较广泛，主要包括：档案信息数据库建立、信息化人才队伍建设、信息资源开发利用、信息网络的建设以及促进档案信息化建设的制度政策制定等，从中我们不难发现档案数字化建设包含的内容是相当广泛的。
2 学校档案信息化建设的基本方法
2.1 加强档案信息化人才队伍建设
人才是档案信息化建设的重中之重。现代的档案管理人员，不仅仅要做好一个档案的管理人员，还应该做一个档案信息的“数据库”和“百事通”。这就要求档案管理人员要有较强的专业基础知识储备和较高的职业素养，并且具备利用计算机网络的能力，只有这样才能更好的适应档案管理工作中的网络化和数字化要求。这就要求我们的学校管理人员，必须加强对于档案管理人员的教育和培训，使他们能够更好的适应新形势下档案管理工作的新要求，作为档案管理人员自身要加强自身专业素质之外努力的扩大自己的知识面，完善自身的知识结构，同时注意自身综合素质的提高，为适应档案管理工作的深层发展奠定坚实的基础。
2.2 提高档案标准化与规范化的水平
推进学校档案管理信息化的关键在于加强学校档案的规范化与标准化，并处理好两者之间的必然关系，使二者之间相互协调、相互促进。第一，要建立一个统一的网络目录标准。档案的本身信息是相当丰富的，而且档案的形式也是非常的复杂，各个单位的标准都不尽相同，因此要想档案数据能更好的进行查录入和查阅就必须要有一个统一的标准，否则使用者很难再浩如烟海的数据中找到自己想要的档案数据。第二，要建立一套规章制度，学校的档案首先的要求就是要保密。结合学校的实际情况笔者发现，要想更好的进行大难管理就必须建立健全一整套相关的规章制度体系，例如电子文件管理制度、系统安全运行制度以及重要场所的进出制度，来对档案信息的进行管理和规范。
2.3 建好学校档案数据库
目前我们正处于从传统的档案管理转向信息化档案管理的转型阶段，这个阶段关系到未来信息化档案管理的质量，要想做好这个阶段的工作首先要建立好相关的档案数据库，只有数据库建设高质量的完成才能够更好的进行档案的信息化建设。
2.4 进行学校档案信息化建设平台搭建
首先要提高学校师生和管理人员对于学校档案的信息化建设工作的基本认识，这是搞好学校档案的信息化建设的重要条件。按照我国《档案法》的要求，对于学校的各类档案进行归档、分类和管理制定相关的管理办法，是档案的管理有规可循。学校在有关档案管理的人员使用、引进和培养上要严格把关，力争能够引进一些计算机管理与档案管理专业相关的专业人才，并且采取一定的措施来鼓励档案管理人员积极地进行学习和深造，从而提高档案管理人员的基本素质。
2.5 加强联合推进实现信息资源共享
学校本身是一个比较复杂的组织机构，不仅牵扯的部门众多而且相关人员也较为复杂，而且学生的流动性也很大。因此学校档案的管理也相对比较复杂。因此，要想更方便的进行信息资源的采集和共享，就必须要联合众多的部门一起，进行联合目录的制定，并且使之形成网络以便于进行一体化的管理和资源共享。这样不仅能够解决档案资源管理上存在的人员、存储空间、以及资金等问题，更有助于部门之间加强信息沟通与交流，提高综合资源的利用率。
3 当前学校档案工作存在的问题与解决的策略
3.1 存在的问题
(l) 大部分学校的档案意识比较薄弱切档案材料不全。这主要是由于学校的侧重点都在教学工作上面，学校本身教学工作任务较重，因而很多部门不能够及时的对于档案材料进行整理和上交，这必然会导致档案的收集出现问题，从而影响档案收集的质量；另外由于一部分教师对于档案资料的重视程度比较缺乏，而且缺乏基本的进行归案的意识，在客观上造成了档案的利用率降低。
(2) 档案管理手段落后而且相关的硬件设施不达标。当前很多学校对于档案的管理还处在一个比较初级的阶段，大部分的学校对于档案的管理知识进行相关材料的收集、正理和保管等初级的工作，对于档案的分析和编研等工作的开展却十分的不足，缺乏提供和利用服务的意识，在操作上也是采用传统的低效率工作方法极少运用计算机及网络技术进行管理，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。
3.2 解决办法
(l) 进行硬件设备的购入和更新努力加快档案信息化建设。档案信息化的重要载体是信息化相关的硬件设备，学校要想进行档案的信息化必须要进行相关设备的购入和更新。档案管理部门要积极向学校领导反映情况引起他们对于学校档案管理工作的重视，从而引起学校领导对于档案管理工作的重视，并且为档案的信息化管理工作积极的创造发展条件，从而推动档案信息化管理工作的进程。在当前的形式之下，进行档案工作的网络化和信息化已经势在必行，而且由于档案本身蕴含的信息对于未来学校的发展也必将起到十分重要的作用。
(2) 加强对于相关信息的人文管理。我们所指的人文管理主要是从人和社会的角度来对于学校的档案信息进行必要的管理，人文管理的主要手段是信息政策、档案法律以及档案信息的文化弘扬，这也是档案信息的重要支撑点，只有有了这些人文管理的支撑才能更好的实现档案信息管理的社会化进程。
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