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简析高校人事档案保密管理工作

作者：闫明日期：2013-12-13 11:26 来源：《电子制作》

河北联合大学学校办公室档案室河北唐山 063009

【文章摘要】
人事档案是专门档案的一种，其记录和反映了人员经历和德才表现等情况，具有现实性、真实性、动态性、机密性、认可性等特点，作为人事档案管理人员，必须强化人事档案安全意识，加强人事档案保密管理工作，在充分保密的基础上有效发挥利用档案的作用。
【关键词】
高校；人事档案；保密性；管理
高校人事管理部门是收集和管理高校教学科研人力资源财富的重要基地。作为高校人事管理部门每年都会收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的人力资源信息。因此，高校人事档案管理工作是保密性极强的一项重要工作。
1 人事档案管理工作的概述
人事档案管理是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列相关活动。是以文字材料形式保存的特定群体的档案材料，其中包括履历材料、自传材料、鉴定考核、学历评聘、政治审查、党派情况、奖励材料、处分材料、工资任免、其他材料。是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映，是高校发现人才、使用人才和管理人才的重要依据. 是组织部门选好人、用好人必不可少的途径，是学校建设发展的过程中选拔栋梁之才的重要渠道。
2 人事档案保密工作的含义及有关制度
人事档案的保密性是由它的政治性、机密性所决定的。首先，档案管理工作人员需要严格遵守《中华人民共和国保守秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等有关法律文件，增强保密意识，严守干部人事档案工作机密。其次，非档案管理人员一律不准进入干部人事档案库房，不准向任何人泄露或提供人事档案的内容，严禁任何人私自保存他人档案，不得伪造、涂改、销毁档案材料，对剔出的干部人事档案材料，认真登记备查，经档案工作和人事部门领导批准后方可销毁。销毁时应到指定地点并派出两名以上工作人员进行监销。档案库房要确保达到防虫、防高温、防有害气体、防火、防盗、防光等“六防”要求。档案管理部门和人员应该采取一切必要的措施，维护好档案的完整与安全，这既是档案管理的基本任务也是保管档案的根本目的。
3 人事档案保密工作的流程
档案管理人员的首要职责，就是要维护档案的完整与安全。不坏、不丢、不散、不乱是档案保管工作的基本任务，保密工作尤为重中之重，保密工作的具体流程大体上可化分为三大部分：保管过程中的保密工作、档案利用过程中的保密工作以及建立一支高标准高素质的队伍。
保管过程中的保密工作。基础要从库房做起，档案库房应按国家有关规定单独兴建，但有一些单位不具备条件，把档案库房安排在办公楼内，按照国家档案管理规范和工作实践来看，并不是任意办公室都可以用来当库房，为了保密性起见，办公室做档案库房值得着重注意的是，库房门窗应加固防盗，尽量不安排在最底层，做好防潮防虫，制定好严格的库房管理规章制度，专人专管，工作实践证明，科学管理档案库房是做好档案保密工作的基本前提。
档案利用过程中的保密工作。档案制度可分为查阅制度、借阅制度、转递制度、收集制度，要根据不同的需要制定不同的规章手续，各种制度要便于执行，以利于提高档案使用和管理效率为根本出发点。管理人员要认真执行规章制度，严谨经手和处理每份档案，若有条件的高校可在档案室配置高清摄像监视器。在进行档案查阅、借阅、转递、收集的过程中要做到档案管理人员亲自翻阅，亲自查找，亲自整理，不得转借个人，只针对人事处、组织部等相关职能部门公开人事档案材料并做好各项登记，确保查有据，不遗失，善保存，勤登记。要在利用者查阅完之前，仔细翻阅察看被利用过的档案材料，发现问题及时解决处理。如发现损坏档案材料应及时上报部门领导，及时挽回损失，人事档案的利用一定是要在保密的基础上进行，对于档案工作和管理人员来说，保密和利用两者相辅相成、缺一不可。
管理档案的高素质队伍。人事档案工作专业性强，要求严标准高，要做好这项工作，没有一支强有力的高素质队伍是不可想象的。在加强人事档案工作队伍的建设中要抓住两个方面：一是，要按要求选调一批思想作风正、文化素质高、政治立场强、有一定工作能力的中青年党员干部从事档案管理工作，要改变过去档案人员老弱多，文化程度低的情况；二是，档案部门要加强对档案工作人员的培养和培训工作。首先要提高档案工作人员的政治素质，多组织档案人员学习党的基本路线，方针政策，努力学习马列主义，提升对档案管理工作重要性的认识，要达到让档案管理人员从内心真正热爱档案事业，不飘不移，专心干好本职工作，加强培养“我是一块砖，哪里需要哪里搬”的政治信念。其次要多参加各种档案培训班，提高管理档案人员的业务素质和专业能力，加强政治素质和业务素质，提高管理水平，掌握现代信息管理技术，努力使自己成复合型人才。
4 人事档案保密工作中存在的不足及对策
尽管在高校人事档案管理的过程中制定了各种各样较为详尽的制度，但是在具体工作实践当中，制度的执行还面临这样那样的问题，与此同时，制度规定所不能规范的档案借阅情况也是广泛存在的，所以我们通过实际工作过程，针对人事档案的利用过程中总结了几点问题，并提出相应的解决方案，力图使得档案管理过程中的保密工作不断完善。
首先、人事档案针对个人查阅的过程中，往往容易造成查阅人本人收集、阅读个人全部信息，造成档案内容相对于个人而言的泄密。
其次、给个人提供材料时，容易造成当事人对全部档案内容的泄密，尤其是在传阅、复印等看似简单的环节，往往造成重要档案材料的丢失、破损等情况。另外，档案材料复印过程中的多印和超范围复印，也是造成泄密的重要原因。
最后、在档案转递过程中，往往由于材料的分散和相关手续的不完备而造成档案材料的遗失和泄密，尤其是对于档案传递程序的不恰当履行和有关人员的管理不严格，都是造成档案泄密的重要原因。
针对以上问题给出下列建议：
首先，在遇到个人利用档案的情况下，应做好开证明信、填审批表、盖人事管理部门公章的手续，并要求当事人不得擅自翻阅本人档案，应由档案管理人员亲自查阅，转告当事人所需要的信息。
其次、在提供当事人材料时，不得把原件交于当事人，如当事人有需要只得提供复印件，在复印的过程中要注意原件的维护，不得撕毁，破损，不得转借他人复印，需档案管理人员亲力亲为，同时注意做好利用档案后的整理工作。
最后，遇到需要人事档案转递的情况，应与人事部门联系好，接收函调信，将当事人档案提库，拆装，并将散材料装订入档，填好转递通知单并盖章，要确保档案入袋的过程中万无一失，不遗失，不损坏，确保人事档案的完整性，最后将整理好的档案袋装订封条，交送人事部门或机要部门并做好相应登记，不得交于个人。
档案保密工作是一项长期复杂的工作，需要档案保密工作者的坚持不懈和丝毫不能放松的警惕意识，要大胆探索保密工作的新思路，新方案，在严格做好保密工作的基础上，开展好提供利用工作，使人事档案的价值得到提升和充分的发挥。
【参考文献】
[1] 王志丽. 浅谈高校人事档案管理的保密工作[J]. 赤峰学院学报， 2013（5）.
[2] 张翀. 高校人事档案保密性浅析[J]. 商品与质量. 理论研究， 2010(3).
[3] 陈小红. 信息化视野下的高校人事档案管理对策[J]. 北京档案， 2010(10).