| 摘要：数字时代方便了人类的生活、 工作，带来繁荣和进步，各种及 涉及人类智慧的高新科学技术越 来越多的应用起来，新技术也不 断集合发展。新时期，办公方式 尤其是OA（办公自动化）也得到 发展和运用。办公室实现办公自 动化普及，完善数字化办公，优 化办公理念，调整管理组织结构， 提高了企业办公室的办公效率， 增加办公质量、协同等，同时也 给办公室管理带来好处。对于报 社这种需要高效率、高质量办公 的企业，新型办公方式的普及和 运用可行性研究势在必行，实现 意义也有待研究。 【关键词】OA 高效办公 创新办公 办公自动 化 数字化办公 1 引言 OA（办公自动化）是Office Automation 的简称，一种结合了现代化办公和计算机网络 功能的新型办公方式。在OA 环境中，在办公 室内使用新技术，新设备，新理念进行办公， 实现办公自动化，网络化，数字化等，最终提 高办公效率，保障办公质量。OA（办公自动化） 的特点是：简单操作，可持续发展，透明公开， 保密性良好。办公自动化结合各项计算机、网 络技术和外部硬件，外部硬件则包括了常用外 部设备、通信设备与信息传输设备、复印与复 制设备、影像设备、投影设备、其他办公设备等。 2 报社OA实现的可行性分析 2.1 OA技术的层面 纵观整个系统，OA（办公自动化）技术 可以划分为多个不同的层面，其中又有不同权 限的用户进行使用。 2.1.1 基层办公层面 在个人计算机上处理文字信息、电子表 格、数据库等，再由局域网上传，实现文件资 料公开，当然，文件是有用户权限的，这保证 的文件资料的保密性。报社的文字处理、报纸 排版、信息校对、信息收发、账目物资、人力 资源管理等日常工作都有需要，所以，这一层 面涵盖了社的各个如常工作部门。这一层面也 被称为事务型系统，直接面对办公人员处理报 社日常事务，有助于提高办公效率、办公质量， 为报社人员提供一个公开透明的办公环境。 2.1.2 数据信息管理层面 针对办公系统中各种数据信息的处理操 作，优化系统内部的环境，监管系统内秩序， 执行这个层面的人员是有一定权限的高层人 员，目的是维护系统内部的安全、稳定等。 2.1.3 高层决策层 这一层面则是总编辑等高权人员的专用。 用于整体把握整个报社等，决策报社的重大事 件。例如，报社的最重要的决策就是报纸的发 行，总编利用OA（办公自动化）系统平台整 体的信息同步，及时对报纸的数量、内容等信 息作出决策。另外还有一些工作层面是子系统 特有的，例如人力资源部门的人力资源详细数 据库，财务部的报社账目数据系统，销售系统 等，将报社原有的复杂业务，合理安排，基层 到办公工作流程中，加快报社运作速度。值得 注意的是，在报社整体运营过程中，还有一些 小细节也需要涉及，例如报社收发室、保卫处 等，报社作为一个整体，所有员工都是办公的 参与者。 2.2 OA技术实现的可行性 仔细来看，每个层面都将有各自的平台 进行实际运作。信息交流平台，旨在建立学习 型报社，提高员工的学习能力，提高报社的整 体的专业能力，在局域网内员工或领导将文件、 通知、资料等上传共享，改进守旧的开会学习 的模式，报社工作时时刻刻都能进步。日常办 公平台，在互联网的影响下，员工将自己的工 作安排、任务等合理安排，甚至可以使用远程 系统在户外对办公系统内的信息进行更改，提 高工作效率，让工作有条不紊。信息通讯和发 布平台，这个平台通过网络邮件、即时消息等 进行操作，主要目的是报社的信息发布、各部 门交流工作进程和安排，通知公告等，员工和 领导能及时有效的获取工作信息、流程安排及 发展动态等，提高报社整体效率，同时，也能 保证报社工作的协同进行。公文处理平台，有 时报社工作需要响应上级领导号召，或内部签 发一些公文文件，在OA（办公自动化）系统 平台中处理这些文件，可以保留下电子备份， 同时，报社内部可以采用电子起草、传阅、审 批、会签、签发、归档等电子化流转方式，节 省时间又环保。 新型的平台型OA（办公自动化）办公系 统开发十分灵活，技术支持较为简单，但是想 要获得功能完善，服务周到的系统存在一定的 困难。目前有很多公司可是实现产品化的OA （办公自动化）办公系统，系统有较强的实用 性，性能稳定且可以升级换代。随着办公系统 的实际使用，可以借助专业人士的技术支持， 满足系统的可持续发展。如此一来，OA（办 公自动化）开发周期短，性价比高。同时，又 可以提高办公效率、增加办公协作统一性，创 新办公理念，各种设备、网络技术、数字技术 等的结合运用使报社工作更加人性化，也更便 于管理。所以，报社的OA（办公自动化）是 切实可行的，具有一定的普及意义。 3 报社OA普及的意义研究 随着中国科学技术水平的不断发展，工 作节奏逐步加快，企业信息化的建设需求不断 加大，报社的数字化，科技化也逐步发展，目 前OA（办公自动化）系统已经渐渐深入寻常 企业，成为企业发展的强大助力。报社的OA（办 公自动化）普及具有十分深远的意义。 3.1 报社OA系统的意义 对于报社员工来说，OA（办公自动化） 的普及提高了日常办公的效率，方便快捷的实 现不同部门，不同地点，不同事务的协同作业， 增加业务流畅性。尤其是针对报纸的采编人员， 时间就是价值，OA（办公自动化）大大节省 了他们的工作时间，随时随地收发工作流程安 排、变更等。同时，OA（办公自动化）给了 员工更人性化的工作环境，报社的动态、规章 制度、通知公告等信息可以及时上传下达，提 高报社执行力和凝聚力。另外，OA（办公自 动化）帮助员工形成良好的习惯，增强员工的 工作责任意识，便于提高员工能力。由于系统 的透明性，很多工作都可以互相监督，减少因 为粗心大意而产生的错误，及时反馈工作中遇 到的问题，以更好的改进工作。 3.2 OA平台的未来发展 新型办公方式的出现给了报社工作机遇 和挑战，OA（办公自动化）办公系统自产生 以来，经历了多年的发展，其技术和服务不断 完善，功能呈现可持续发展趋势，逐步实现对 组织内部的各项环节的管理，使得报社更方便、 快捷地实现内部各部门以及人员之间的协作、 办公室内外各种资源的有效组合、为员工提供 高效的协作工作平台。OA（办公自动化）平 台支持各种服务器、操作系统、数据库、中间 件和应用软件，不仅在报社内内可以使办公信 息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界 的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方 便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通 信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共 享。报社需要新兴的办公方式，使报社在社会 洪流之中扬帆远航，立于不败。 参考文献 [1] 柯仰杰, 张再越. 信息化办公技术[M]. 北京航空航天大学出版社,2005. [2] 黄梯云著. 管理信息系统[M]. 高等教育 出版社,2009. [3] 陈次白著. 政府办公自动化原理与应用 [M]. 北京大学出版社,2007. 作者单位 经济日报社 北京市 100054 |
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