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浅谈Excel 在实际工作中的

作者：周世杰日期：2014-02-25 15:26 来源：电子制作

Excel 是微软公司Office 办公软件的
应用组件之一，它是一款功能强大的电子
表格软件，可以进行各种数据的处理、统
计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管
理、统计财经、金融等众多领域。
简要说明其具有如下特点与功能：
1）强大的表格处理功能，Excel 具有
简便和灵活的制表功能，表格中数据一旦
建好勾稽关系，数据内容便会自动实现刷
新；
2）强大的绘图和图形处理功能。
Excel 的强大绘图和图形处理功能实现了
表、图、文三者的结合，有利于管理人员进
行决策；
3）丰富的函数。Excel 提供了大量的
函数，包括财务函数和统计函数，可实现
复杂的数学计算、财务分析、统计等，数据
处理能力非常强大；
4）支持数学模型。提供多样的分析工
具和决策功能。
5）使用外部数据功能。Excel 可以读
取和输出多种格式的数据文件，可以从很
多数据源包括会计软件的数据库中引入
数据，节省获取基础数据的时间，提高效
率和减少错误。
鉴于它越来越广泛地被应用于众多
行业和领域中，下面实例讲解如何使用
Excel 函数调用宏，实现与窗体关联调用
数据最终完成批量打印的技巧。
（1）一般应用
在日常应用中，大多数用户都使用
Excel 来制作表格类文件，在表格中使用
一些简易的数据运算，比如在单元格内输
入当前单元格数据等于某单元格加上某
单元格数据，甚至有些用户在Word 中制
作表格，用计算器将数值算好后再手动的
敲入到方格内，这样一来非但没有实现办
公的自动化，反而复杂化了。有部分用户
说在Word 中也可以实现“Σ”求和功能。
确实，在Word 中的“Σ”求和功能可以实
现行或列的数据求和功能，但是如操作者
将某一单元格内数据更改后，其汇总列或
汇总行内的数据不会立即随之发生改变，
除非右键点击“更新域”，不像Excel 中汇
总单元格会自动重新计算一次数据。除此
之外Excel 中还有条件格式功能。在处理
繁多的数据时，会让人感觉眼花缭乱，有
时明明看准了，可一不小心眼睛一晃，得
不偿失还得重新看。面对格式千篇一律的
数据，我们往往不知道从哪儿看起，也不
知道要找的数据在哪里。运用条件格式，
可一目了然地解决这个问题。如查找成绩
花名册中语文成绩大于等于90 分的，点
击菜单“格式”“/ 条件格式”，在弹出的对
话框内设置条件，其单元格数值“大于等
于”，后面的数值输入90，点击“格式”按钮
将单元格格式用图案选项卡中的颜色块
如红色表示，确定后用格式刷工具将所需
单元格范围用格式刷一刷即可，这样一来
便可清晰看到所有大于等于90 分的用红
色块标注出来了。
（2）函数结合宏与窗体相关联应用
Excel 中提供了许多的函数，这些函
数可以单个实现使用功能，又可以相互并
用实现复合函数，正如单个汉字可以表示
某一个名称，但是把汉字与汉字重新排列
组合它就延伸为另一种效果了。
在工作中，比如人事部门往往要填写
一些人事花名册和个人收入台账之类的
工作表。以往都是印制一些空表，然后由
劳动人事部门下发给各基层部门，告知如
何去规范格式及书写的内容，这样算来如
有1000 人的工作单位，得近一周才能将
表格收集反馈回来，而且书写的字迹形态
各异，甚至还会有出错的现象或是涂改的
痕迹，影响了整体工作效果。下面简单以
建立我单位“澄合矿务局职工工资性收入
签认卡”数据表为例说明。
利用Excel 编辑单位的统计报表，首
先必须创建一个工作簿，本工作簿是用户
在Excel 中的基本工作平台。在启动Excel
后，直接在工作簿中建立“签认卡”工作表
（这里称单行表）并设置好打印区域，建立
另一个数据库表（这里称台账）。
调出窗体工具栏，点击“微调”按钮，
拖拽到非打印区域，在V1 单元格内输入
数值，右键调出“设置控件格式”，在最小
值处输入“1”，最大值根据台账数据行数
定义，步长值为1，单元格链接按钮点击
V1 单元格与此链接；接着点击窗体工具栏中的“按钮”图标定义出一个按钮，作为
“打印”按钮。
根据单行表字段内容，建立好对应字
段的数据库文件，如图1 所示。
（上示图1 为台账表）
最后，在单行表中的单元格内对应
录入函数，如月工资一月单元格应录入
函数及参数为：=VLOOKUP($V$1, 台
账!$A$4:$AK$1389,7,0)，这里“Vlookup”为
函数体，是指在表格或数值数组的首列查
找指定的数值，并由此返回表格或数组当
前行中指定列处的数值。括号内的“$V$1”
是指以V 列第1 行单元格内的数据为查
找依据，“台账!$A$4:$AK$1389,7,0”是
说明到台账工作表中从A 列第4 行开始
到AK 列第1389 行结束，拾取第7 列的
数据到单行表中，0 是指精确查找。依次
类推二月单元格为“VLOOKUP($V$1, 台
帐!$A$4:$AK$1389,8,0)”，三月即为第9
列、四月为第10 列……。
最终写入VB 语句，按Alt+F11 键进
入VB 编辑器，在Sheet1 代码框录入如下
代码：
Sub 打印()
On Error Resume Next
x = [v1]
y = [X1]
For i = x To y
[v1] = i
E x e c u t e E x c e l 4 M a c r o
"PRINT(1,3,5,TRUE,,FALSE)"
Next i
End Sub
保存退出编辑后在刚才自定义的打
印按钮上点击鼠标右键，选择指定宏找到
“Sheet1. 打印”便实现了宏代码与自定义
的按钮关联的操作。操作定义的微调按钮
可实现当前单行表内数据内容的动态刷
新功能，在X1 列输入打印结束的行号后
点击自定义的打印按钮就可以实现用户
自己定义的打印范围功能。这样一来所打
印出的每张表格不但整洁，而且无出错率
且效率也高，将以往近一周完成的工作压
缩至1 日内单人完成的惊人效果。不但省
了人力物力，还大大提高了工作效率。
总之，Excel 是一款功能非常强大的
表格处理软件，在实际的工作过程中，它
的应用还远远不止这些，我们平时所应用
的功能只是其冰山一角，只有在不断的研
究和实践的过程中找到更多的功能和方
法，它才能带给我们生活和工作上的很多
方便，从而不断提高工作效率。