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企业资源计划与信用管理结合浅析

作者：日期：2009-6-2 15:10:46 人气：标签：

李静

【论文关键词】企业资源计划　信用管理制度　应收账款
　　【论文摘要】近年来由于落后的系统程序不适应日益复杂的环境和情况，极大地阻碍了应收账款管理目标的实现。而ERP系统与企业的信用管理制度相结合，则能够达到更好的应收账款管理的目的。
　　
　　ERP（Enterprise Resources Planning，企业资源计划）是指整合企业内部资源的集成化管理系统，它是利用信息技术成果，对企业内部的各类资源包括人、财、物、信息等进行规划、统筹与整合，集分销、制造、财务、人力资源、运输等管理系统于一体，使企业业务数据统一化、全部在线处理，从而减少企业业务环节，提高效率，增强企业竞争力。因此，ERP作为崭新的现代管理手段，是将先进的管理思想用信息化的平台表现出来。它在企业的实施过程不仅仅是信息化改造过程，更重要的是企业管理思想变革的过程。ERP的应用给企业带来的是管理上的规范化、标准化。
　　ERP环境下的应收应付账款管理也较传统的财务核算软件发生了一些新的变化。由于ERP的重要特点之一就是高度的集成性和数据的共享，它体现在信息在线和实时的集成处理。比如：商品的各种出入库处理会通过自动会计指令自动产生相应的应收、应付信息；商品的各种出入库处理还会通过定单状态的变化自动反映到采购定单、销售定单上，使管理人员能随时掌握定单的执行情况等。所以在高度集成的ERP环境下，大多数和应收、应付账款相关的财务核算都是由系统在业务发生时自动产生的，而不再需要财务单独记账完成。这样减少了重复操作，也使信息传递更加及时，大大提高了数据共享的响应速度。鉴于ERP环境下应收、应付账款的这些新特点，弄清楚ERP系统中的与企业应收、应付有关的物流及资金流的情况，对加强企业应收、应付账款的管理与控制是非常必要的。
　　
　　一、传统信用管理制度存在的局限性
　　
　　1、管理随意性大，制度流于形式
　　由于落后系统的局限性，目前很多企业对应收账款的管理，不是以制度进行管理，而是以人来进行管理。缺少及时的账龄分析账龄分析是应收账款管理中及其重要的一环。许多企业仅仅是在其资产负债表的补充资料中按账龄对应收账款的数额进行了简单的分类，平时则没有对应收账款进行辅助管理。这样，企业不能及时对应收账款账龄进行分析，对客户赊销的政策就没有决策的基础和依据。
　　2、部门之间信息独立，缺乏沟通
　　各部门由于分工和职能的不同，仅掌握了与自己业务密切相关的某一方面的信息。而各部门间又缺乏必要、有效的沟通和交流，这往往割断了各类信息之间的有机联系和信息的完整性，不利于企业管理者形成整体的认识，并做出正确的判断。企业的业务量越大，这些问题就会表现得越突出。
　　3、应收账款净额居高不下，企业缺乏管理力度
　　据国家统计局的统计结果显示，企业间的“三角债”规模在2007年年末已累积至1.4万多亿元，其中超过3个月的拖欠已达0.9万亿元；截至2007年6月末，企业应收账款净额1.65万亿元，比上年同期增加4.1%，增幅比5月份提高了0.6个百分点。另外，国内一些企业日常对应收账款的管理只限于数量方面，而对其账龄、应收账款成本、客户信用等级等资料不予计算分析，使得账龄超过3、4年的应收账款大有所在。在其他国家看来早可作为坏账处理的应收账款，而我国的一些企业却一直是放在“应收账款”项目下而不是“坏账”项目下，因为这样一来就不会影响企业领导的业绩，并使之有一种“企业经营不错啊坏账也不太多”的自欺欺人的想法，下任领导也不追讨，也怕损害自己的业绩，于是坏账越来越多，账龄也越来越长，最终企业垮了。如此种种，就是“三角债”仍然作祟的直接反映，同时也表明中国市场仍不成熟而且有关机制有待完善。
　　
　　二、ERP与信用管理制度相结合管理应收账款
　　
　　1、通过ERP系统，制定合理的赊销制度
　　ERP系统建有详细的客户信用档案，系统客户信用资料包括客户名称、购货内容、客户品质、信用等级、赊销金额、赊销时间、信用期履行情况、首次发生业务时间、业务发生频度、可否发货等。实现了对业务全过程的跟踪，并对历史数据进行分析。我们可以根据信用档案和历史数据制定合理的赊销额度和适当的回款期（即归还应收账款的期限）。赊销额度和回款期等数据确定后，按照各客户的资料输入数据。系统据此来判断客户的信用情况，一旦发现实际账龄超过目标账龄，则马上显示在账龄分析中。据此企业可以随时掌握每一客户的信用情况，并做出信用评价，为制定合理的赊销制度提供及时准确的信息来源。这些工作的开展，使企业在经营活动中处于主动位置。
2、利用系统数据的客观性，保障赊销制度的顺利执行
　　订立合理赊销制度是基础，保障赊销制度的执行是关键。首先预设事前控制条件。在ERP系统中对客户的赊销期和赊销额进行设置，自动进行监督，防止人为因素的干扰，保障制度执行；其次完善事中控制管理。在日常经营活动中，系统将自动拒绝不符合规范的操作步骤。在系统中对发货进行限制，超过赊销期未回款的，不允许继续发货。从而在业务发生的过程中就进行控制，进而对应收账款加强管理；同时以信息传递为线索，自动形成财务信息，减少人为操作。通过系统进行事中控制，可以有效控制在制度执行过程中，人为因素带来的各种随意性、欺骗性，提高内控的稳定性、可靠性。再次要加强事后控制管理，在系统中主要可采取以下检查措施。一是数据核对。系统可自动核对内部外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系，并把异常情况及时提交给相关的监控部门，保障数据的准确性；二是信用的重新评估。通过反馈的信息，对原来制定的信用制度进行检查，决定其是否适当，下一步是否需要继续执行；三是检查制度执行情况。通过搜集整理员工的日常操作，系统可定期分析员工的工作内容及行为方式是否合乎规范。这样通过全过程的监控，有效保障了赊销制度的顺利执行。
　　3、实时账龄分析，提供决策依据
　　ERP系统根据事先设置好的信用期自动对客户进行账龄分析。系统根据用户的需要可以查询到分为几个不同时段对客户进行的账龄分析。通过应收账款账龄分析，提示财务管理人员应把过期款项视为工作重点，帮助企业进一步研究与制定新的信用政策，这是加强应收账款日常管理的重要手段。根据系统数据显示，如果企业应收账款的账龄开始延长或者过期账户所占比例逐渐增加，那么就必须及时采取措施调整企业信用政策，努力提高应收账款的收现效率。
　　4、建立应收账款清收责任制
　　企业要针对应收账款管理中经常出现的状况，以制度的形式将债权责任明确下来，以规范有关人员的行为。主要内容应包括：明确划分责任范围，对公司全部的客户的欠款尽可能地落实到个人；明确规定在应收账款未完全收回之前，责任人不得调离企业；明确规定各人的职权范围，对超限额赊销或未经审批赊销的应予以处罚，并承担由此而产生的后果；明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任；明确规定由于信用部门人员徇私舞弊，调查不实而产生坏账应负的责任；明确规定责任的监督部门，防止责任管理流于形式。
　　综观国内外成功实施ERP企业的经验，在实施ERP的过程中，应注重从需求出发，结合企业实际，抓住瓶颈，总体规划，分步实施。对于企业内部管理来说，责、权、利是不可分的，应收账款的清收与责任人的经济利益要挂钩，目标要具体、奖罚要有力，要制订严格的资金回笼考核制度，以实际收到货款数作为赊销申报人的考核目标，这样就可使销售人员明确风险意识，加强货款的回收。
　　
　　【参考文献】
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　　[3] 周金芳：探析ERP系统对会计系统的影响[J].山东纺织经济， 2007（6）.
　　[4] 刘宣杰：用友ERP沙盘应收账款存在的问题与设想[J].商场现代化，2007（30）.
　　[5] 刘晓红：ERP环境下销售与收款业务流程内部控制[J].财会通讯（理财版），2007（9）.
　　[6] 栾娜：ERP系统环境下企业内部会计控制探讨[J].会计之友（中旬刊），2007（60）.